Experiencia con Google Drive y Dropbox

Que es Drive?

Es un servicio de para almacenar, procesar y compartir documentos en forma gratuita ubicado en la nube y a los que podrás acceder desde cualquier lugar. Los documentos de Google Drive pueden ser compartidos con tu equipo para que ellos accedan, editen, etc. También puedes configurar el acceso sin conexión para que la próxima vez que estés sin red puedas ver documentos. Guarda todo y comparte lo que quiera.

Con Google Drive puedes crear de cero documentos en la nube como Documento (procesador de texto), Presentación, Hoja de cálculo, formulario Dibujo y hasta ordenarlos por Carpetas. Hasta puedes utilizar las plantillas que ofrece Google e incluso crear las propias de tu organización para que todos usen las mismas.

También puedes subir archivos y carpetas enteras a Google Drive. Esto te permite tener todos tus archivos y carpetas ordenadas en la nube y resguardadas de la posibilidad de perderlos. Todos los archivos y carpetas las puedes compartir a diferentes personas con diferentes permisos, inclusive dentro de un archivo o carpeta en particular.

Hoja de cálculo

La Hoja de Cálculo viene con fórmulas, gráficos, herramientas para proteger las hojas y aplicar reglas de notificaciones. Tiene casi la totalidad de la funciones del programa de hoja de cálculo que ya conoces.

Documentos

El Documento tiene todas las ventajas y funcionalidades de los procesadores de texto tradicionales más la flexibilidad que te ofrece trabajar en la nube, en sintonía con tu equipo de trabajo. Con Documentos puedes crear documentos compartidos, con accesos de solo lectura, edición, etc para que tu equipo de trabajo te ayude con el mismo.

Formularios

Los Formularios están diseñados para armar encuestas, inscripciones a eventos y recibir comentarios y mucho más, todo en breves minutos! Podrás ver en tiempo real las respuestas y hasta te muestra en forma de reporte con barras y gráficos de torta los resultados. Hasta puedes insertar el formulario en el cuerpo de un e-mail para que el destinatario complete desde el cuerpo del mismo, y enviarle un e-mail de confirmación de recepción de sus datos o de agradecimiento a la inscripción a un evento, por ejemplo.

Presentaciones

Con Presentaciones puedes armar aquella presentación que necesitas para dar una charla o reunión con una audiencia o equipo. Elige la plantilla que deseas y empieza a crear tu presentación tan simple como lo puedes hacer con otro programa.

Dibujos

Con Dibujos puedes diseñar e ilustrar tu página web o cualquier documento.

Que es Dropbox? 

Es un servicio de alojamiento de archivos multiplataforma en la nube, operado por la compañía Dropbox. El servicio permite a los usuarios almacenar y sincronizar archivos en línea y entre ordenadores y compartir archivos y carpetas con otros usuarios y con tabletas y móviles. También se puede ejecutar el programa WINISIS de UNESCO administrador de bases de datos textuales.. Existen versiones gratuitas y de pago, cada una de las cuales tiene opciones variadas. La versión móvil está disponible para Android, Windows Phone, Blackberry e iOS (Apple).

El servicio "cliente de Dropbox" permite a los usuarios dejar cualquier archivo en una carpeta asignada. Ese archivo se sincroniza en la nube y en todas las demás computadoras del cliente de Dropbox.³ Los archivos en la carpeta de Dropbox pueden entonces ser compartidos con otros usuarios de Dropbox, ser accesibles desde la página Web de Dropbox o bien ser compartidos mediante un enlace web de descarga directa, al que se puede acceder tanto de la versión web como desde la ubicación original del archivo en cualquiera de los ordenadores en las que se encuentre. Asimismo, los usuarios pueden grabar archivos manualmente por medio de un navegador web.⁴

Si bien Dropbox funciona como un servicio de almacenamiento, se centra en sincronizar y compartir archivos, y con un sistema que también permite hacerlo mediante usb. Además, posee soporte para historial de revisiones, de forma que los archivos borrados de la carpeta de Dropbox pueden ser recuperados desde cualquiera de los dispositivos sincronizados. Guarda hasta las últimas 4 versiones de cada fichero, por lo que no solo permite recuperar archivos borrados, sino versiones anteriores de un archivo que hayamos modificado.^5 6 También existe la funcionalidad de conocer la historia de un archivo en el que se esté trabajando, permitiendo que una persona pueda editar y cargar los archivos sin peligro de que se pierdan las versiones previas.

Una de las grandes ventajas de Internet es la posibilidad de poder tener la información que quieras, accesible desde cualquier parte del mundo. Los llamados “almacenamientos en la Nube” son aquellos programas que te permiten guardar archivos online (fotografías, documentos, música, vídeos…) para tenerlos disponibles en cualquier momento y lugar.

" Dropbox y Google Drive."

• Almacenar archivos en Internet y tenerlos siempre disponibles en tu cuenta.
• Sincronizar una carpeta de tu ordenador y/o una aplicación en el móvil para que lo puedas usar como una carpeta corriente. Y sí, aunque seguro conocías esa función en Dropbox, también existe para Google Drive.
• Compartir con otras personas archivos o carpetas específicas, ya sea a través de un link donde puedan descargarse los archivos, o a través de una carpeta sincronizada con la otra persona para que siempre tengáis los mismos documentos.
• Mejorar la gestión documental de tu empresa y acabar con las enormes cantidades de e-mails con adjuntos de la Versión 1 a la 25 del informe X (que luego son muy difíciles de encontrar). Dejarás esos documentos en una carpeta sincronizada para todos los miembros del equipo, de manera perfectamente ordenada.